Miért keressek esküvőszervezőt, szükségem van egyáltalán esküvőszervezőre, és tulajdonképpen mit csinál egy esküvőszervező?
Ezek nagyon sűrűn előforduló kérdések, és talán a Te gondolataidba is bemásznak az esküvőddel kapcsolatban (ha már nem tették meg).

Innentől a kérdésem az, ha a fenti kérdésekre még nem tudsz egyértelműen válaszolni, hogy miért gondolsz először egy szervező megkeresésére? Mert nem könnyű stresszel tervezni az eseményeket? Nem beszélve a sokszor 12 hónapos szervezés folyamatáról… Szeretnél is emlékezni a Nagy Napodra, mint a szerelem és a szórakozás napjára, vagy pedig elmerülsz és elveszel az aggodalmakban? Van időd, igényed, erőd és kapacitásod árajánlatok után kajtatni, összesíteni, értelmezni számotokra melyik a legjobb, szerződést átnézni, aláírni, leszerződni,előlegekkel futkosni, majd minden szolgáltatóval találkozni és egyeztetni minden mozzanatot, költségvetést, menetrendet és forgatókönyvet készíteni…és még a Nagy Nap teendőiről nem is beszéltem?

Ezek után egyszerűbb a kérdés; megszervezem az esküvőmet én magam, vagy egy esküvőszervezőt kell felkeresnem?!

Az esküvők hihetetlen események, és a legtöbb nem épp pénztárcabarát. Épp ezért elengedhetetlen, hogy kitaláljuk, mi a legfontosabb momentum számotokra. Kérdezd meg magadtól, mit értékelsz ebben az esküvői világban leginkább, és mi a legfontosabb számodra?

Hadd magyarázzam meg. Mi történik, ha a TV leáll? Valószínűleg csak ki fogod dobni és kicseréled. De ha elkezdesz vele foglalkozni, szervizbe vinni, rögtön felmerül, hogy értéket jelent számodra. Az esküvő nem különbözik ettől. Az élet egyik legfontosabb napjába való befektetés nem becsülhető alá. Tehát ha úgy döntesz, hogy segítségre van szükséged, hogy tökéletes legyen a napod, akkor érdemes felfedezned ezt az utat.

Mit csinál egy esküvőszervező?

Oké: amikor először találkozom egy új párral, szinte minden alkalommal felmerül előtte az ajánlatkérésnél, hogy „mit csinál egy esküvőszervező?” és a klasszikus „honnan tudjam, hogy szükségem van esküvőszervezőre?”
A válaszok amikkel a párok találkoznak meglehetősen homályosak, mint például: „Nem vagyok benne biztos”, „a barátaimnak volt egy.” vagy: , gondolod, hogy megéri?” – mert a szülők, barátok, kollégák nem fogják tudni a Ti igényeiteket, vágyaitokat. Igen, hozzáadhat az esküvő költségéhez egy professzionális szervező, de az ilyen tapasztalatokat, tudást, rutint és annak értékét nem fejezi ki az általunk kalkulált összeg, közel sem (gondoljatok csak a sokszor 12 hónapot meghaladó szervezői munkánkra).
Őszintén szólva, amikor házasodsz, nagyon sok tennivaló van, és ez hatalmas feladat. Bárkinek!

Az esküvőszervezők sokrétű tapasztalattal rendelkeznek, és stresszmentes környezetet biztosítanak a pár számára. Az esküvő napjának sikeres lefuttatása a tudás és a tapasztalat pillérein nyugszanak.
Egy jó szervező minden felmerülő problémát meg fog oldani anélkül, hogy tudná a pár, hogy egyáltalán megtörténtek. Ez a professzionalizmus!

Oly módon gondolkodjatok, ha új házat építtettek, akkor egy építészre lenne szükségetek az épület tervezéséhez és kivitelezéséhez is mert Ő az ehhez megfelelő szakember. És itt most a „szakemberen” van a hangsúly mert ez is, és az is egy szakma, amit nem bízhatunk másra/szakmaidegenre. Persze hogy meg tudja szervezni az esküvőt az Anyuka is, a barátnő is…bárki. A kérdés csak az, hogy milyen minőségben, és ez mennyire megy a Nagy Napod (hangulatod) rovására??!! Ez ugyanaz a koncepció az esküvőkkel is.

Például, ahogy sosem fogom elfelejteni egy tündéri Budapest mellett lakó párt fotózott az esküvői fotós, (nem vettem részt a szervezésben, csak vendég voltam)és nem fogadtak esküvőszervezőt, mert úgy gondolták, hogy el tudnak a szervezés szövevényes útjain igazodni! A kapott képeken minden darabról ez jött velem szembe: „kész lett a dekoros? olyan lett amilyenben megállapodtunk? ki is rakja ki végül is az ültetőkártyákat? Hoztunk pénzt, hogy kifizessük ezt és ezt? azt vajon kinek adtam oda? Vagy elhagytuk? vajon odaért a DJ? Megkapta a zenéket?, van elég hosszú kábel a külső hangosításra?, a tortát van aki átveszi vajon a helyszínen? Tele aggodalmakkal és kérdőjelekkel! Mondanom sem kell, észrevehető volt az összes képen. Nem volt felhőtlen a mosolyuk sajnos! Igyekezni és sietni kellett mert izgultak, és mert dolguk volt. Rettentő, és rémisztő, hogy egy pár nem tudja a saját esküvőjét élvezni, nem emlékszik majd mit mondott a pap, hogy sírt-e a Nagymama, hogyan gratulált neki az Édesanyja mert ezekkel a dolgokkal volt elfoglalva.
Pedig mint említettem nem igazán pénztárcabarát egy esküvő, így tehát nem igazán érdemes lemaradni sem róla!!

Tehát mi történik akkor, ha egy esküvőszervezővel közösen dolgozol? Egészen egyszerűen ezek a terhek lekerülnek a Te válladról és az övére terhelődik át, hiszen ez a munkája!
A szervező és az ügyfél közötti kezdeti találkozó arra szolgál, hogy megismerjük a párokat, és közösen megalapozzuk a szervezőtől elvárható munkát és azt, amit a párok igényelnek.Egyszóval megismerjük egymást. Továbbá a beszélgetés a szervezési csomagok egyszerű magyarázatát tartalmazza, amivel az adott szervező dolgozik és röviden meg kell vitatnia a pár által kívánt esküvő típusát, stílusát. A Koordináció napja magában foglalja az esküvő minden logisztikai részletének karban tartását az esküvőnapján. A teljes szolgáltatási szervezés pedig magában foglalja mindazt, ami a Koordinációs napban szerepel, és még sok-sok feladatot a szervezési folyamatban, mint például a költségvetés menedzsmentje, a szolgáltatók, a helyszínek és az összes, az esküvő megtervezéséhez szükséges momentum részletes, precíz és körültekintően megvalósított feladatát. Ez a két leggyakoribb szolgáltatási csomag, amivel a szervezők dolgoznak, de természetesen itt is ahány ház annyi fajta csomag létezik, és persze annak tartalma a lényeges eltérés egy-egy szervező munkáját tekintve! Ezeket az árajánlat kéréseknél mindig figyelmesen olvassátok el, mit tartalmaz egy-egy csomag, és nektek mire van szükségetek.

Az esküvő napján az esküvőszervezőnek kellő időben meg kell érkeznie a helyszínre, hogy felügyelje a nagy nap felépítését és válaszoljon a felmerülő kérdésekre.A szervezőknek biztosítaniuk kell, hogy a helyszín, a catering, a DJ / zenekar, a fotós, a ceremóniamester, a szertartásvezető mindegyikét előzetesen tájékoztassák minden esemény láncolatáról (pl. nagy bejárat, első tánc, torta vágás, harisnyakötés, menyasszonytánc, …stb.) ami a Nagy Napon fog zajlani.Az esküvőszervezőnek az esküvő napján az összes szállítóval és szolgáltatóval kapcsolatban kell lennie.Ez lehetővé teszi, hogy a menyasszony és a vőlegény élvezhesse a napot barátaival és családjával, ahelyett, hogy a szolgáltatókat kellene üldözniük.

Az esküvőszervező feladata és kiváltsága is egyben, hogy biztosítsa a párok elképzeléseinek maradéktalan megvalósítását.

Vagy például a szertartás befejezése után az esküvőszervezőnek gondoskodnia kell arról, hogy a vendégek gyorsan eljussanak az esküvő helyszínére (ha nem egy helyszínen van a házasságkötés és az esküvő). Ez az esküvő egyik legjelentősebb és figyelmen kívül hagyott szegmense, de ha helyesen hajtják végre, az biztosítja a zökkenőmentes és időben történő indulást. Azaz, nincs csúszás!! Fontos momentum, hogy az esküvő az idővonal szerint mozogjon, és a szervező átlátja azt és tudja, mikor kell felgyorsítani vagy lassítani. Gondoljatok bele, alapvetően 100 embert mozgatni egyidőben, hangosan, határozottan, és időre nem kis feladat.

A költségvetés azonban valamilyen szinten befolyásolja az esküvő minden döntését.A tervezési folyamatok nagyon korai szakaszában az esküvőszervező részletes beszélgetést kezdeményez a párokkal az esküvői költségvetésükről.

Itt pedig képbe is jönnek azon klisék az esküvőszervezőkkel szemben, hogy „csak lehúzás, csak rád erőlteti akikkel Ő dolgozik”, rád erőlteti a stílusát, stb.
Nos. Hadd szálljak ezzel vitába! A honlapokon általában fel vannak tüntetve a szervezési munkánk árai, akinél nincs azt pedig űrlap segítségével lehet felkeresni egyedi árajánlatok kéréséért. Így ezek általában tervezhető és fix költségek, amelyekkel hamar tisztába lehet a Pár. (Jelenleg a magam nevében írok, azt, hogy hogyan, milyen árkalkulációval dolgozik más esküvőszervező, igazából rengeteg féle lehet).

A pár költségvetése a szentírás, ugyanis ez alapozza meg a szolgáltatások irányát. Ez lehet a kerete a helyszínek ajánlásának egy szervező számára. Vagy bármilyen más szolgáltatás igénybe vételének természetesen. Így azt, hogy „rád erőlteti akikkel dolgozik” klisét máris kiküszöböltük, hiszen ahogy két egyforma esküvő nincs, úgy nincs két egyforma költségvetés sem, és így nincs két egyfajta szolgáltatói csapat sem. Akkor még nem is beszélve arról, hogy a pár személyiségéhez leginkább passzoló szolgáltatót vesz alapul egy jó szervező, ugyanis a közös munka szempontjából nagyon nem mindegy. Egy fotós szempontjából rettentően fontos a közös hangulat, stílus és nevező a fotós és a pár között, ugye nyilvánvaló miért?!

Feljebb hoztam is rá egy példát egy gondterhelt párról, de ez igaz arra is, ha egyszerűen nincs összhang, nincsenek igazán jó képek! Ha a pár nem tud felszabadult lenni, nem egy rugóra jár az eszük, nincs szimpátia, nincs jó anyag! Így mindenképp a pár személyiségét figyelembe véve ajánlunk szolgáltatókat, akik közül ők választanak számukra szimpatikust. De ez helytálló állítás akár a mi szakmánkat tekintve, egy ceremóniamester és egy szertartásvezetőre is ugyanúgy. Nagyon fontos az összhang ugyanis ez egytől egyig bizalmi szerepkör! Az esküvő hangulatának kulcsa pedig ezen szolgáltatók kezében van, tehát roppant fontos!

Mi csak a lehetőségek tárházat biztosítjuk (kipróbált, szakmájában profi, precíz és megbízható emberek, cégek) a döntés a Pár kezében van minden tekintetben!

Az esküvőszervező gondosan olvassa el a szerződéseket, hogy ne legyenek benne a pár számára váratlan anyagi buktatók!A helyszín lefoglalása gyakran a legtöbb pár számára az egyetlen legnagyobb kiadás, erre szükséges a legnagyobb hangsúlyt és figyelmet fordítani, Egy esküvőszervező ezt segít letárgyalni, ajánlatot kér be, esetlegesen saját tapasztalatokkal is szolgálhat, hiszen nagy eséllyel járt már azon a helyszínen egy korábbi esküvő által. Kedvezményeket harcol ki a pár költségvetését figyelembe véve. Elmegyünk helyszínbejárásra a párral, ott egyeztetünk a helyszín koordinátorával, akivel a szervező a nagy napig kapcsolatban marad. Ugyanis minden egyes momentumról értesíti a helyszínt is, és viszont.

A szolgáltatói csapat összeállításában is élen jár, hiszen Ő ajánl a fenti körülmények figyelembe vételével megfelelő szakembereket a megfelelő feladatokra: dekoros, virágkötő, ceremóniamester, szertartásvezető/vőfély, DJ/zenekar, fotós, filmes és bármi más amire igénye adódik a párna, pl: old timer autó bérlés, menyasszonyi ruha szalonok, öltönyházak, szabóságok, kézműves házak, nyomtatott anyagok, cocktail bárok.és egyebek kiajánlása!

Ezekkel e-mailben felveszi a kapcsolatot, időpontot egyeztet, ajánlatot kér be, lebeszéli a személyes találkozókat, foglalókat juttat el, forgatókönyvet készít és juttat el számukra ki mikor érkezhet, mikor kell távozni, lebontani, felépíteni, össze szerelni, kész lenni, bemondani, ott lenni, figyelni, nem lekésni .stb a teljesség igénye nélkül.

Van időd minderre?? Ha a válasz nem, vagy nem mindenre, akkor esküvőszervező felkérése számodra a legmegfelelőbb döntés.

Olyan sok részlet, és még nem is érintettem a nyomtatott anyagokat!A találkozói dátumok mentése, emlékeztető e-mailek küldése a dátumok előtt, save-the-date- és esküvői meghívók, menük, ültetőkártyák, köszönő ajándékokról nem is beszéltem.Még akkor is, ha a pár nem igényel segítséget az összes ilyen részletben, még mindig gondoskodni kell arról, hogy minden időben és költséghatékony módon történjen.Erre van a menetrend amit a szervező készít, amiben ezeket a szabott határidőket tartjuk.

Következtetés

Mivel minden esküvő teljesen egyedi lesz, a kérdés, hogy „Mit csinál egy esküvőszervező?” – soha nem lesz teljesen megválaszolható, mert ahogy mások az igények, úgy a mi munkánk is az igényeknek megfelelően más lesz minden egyes esküvő alkalmával.

De mégis, tedd el ezt az üzenetet hátha segít a döntésben: az elsődleges kötelességem, mint esküvőszervező, hogy megvalósítsam a menyasszony álmát, teljesen levegyem a felelősséget róla és amikor úgy döntött, hogy esküvőszervezőként engem keres, ez a bizalom tükröződjön abban a csillogó szempárban akkor is, amikor már minden lezajlott.